Despesas vs. pedidos de factura
As Despesas e os Pedidos de Factura parecem-se: ambos são iniciados por um cooperador, passam por uma aprovação da tesouraria e podem dar origem a uma transacção. Mas representam atos diferentes, em sentidos opostos.
Despesa
Uma despesa é um documento que chega à cooperativa: o cooperador submete o comprovativo de uma despesa que ocorreu (por exemplo, a factura de um fornecedor que pagou), para que fique registada e, se for o caso, reembolsada. O ponto de partida é um gasto que já aconteceu.
Pedido de factura
Um pedido de factura é um pedido para a cooperativa emitir um documento: o cooperador pede que a cooperativa passe uma factura ou recibo a alguém. O ponto de partida é a necessidade de emitir um documento, normalmente associado a um valor a receber.
O que têm em comum
- Ambos são iniciados por um cooperador e revistos pela tesouraria.
- Ambos seguem os mesmos estados: rascunho, submetido, aprovado, rejeitado, e os pedidos de mais informação ou de esclarecimento pelo meio.
- Ambos podem, na aprovação, dar origem a uma transacção na tesouraria.
Como decidir qual usar
| Pergunte-se… | Use |
|---|---|
| Já houve um gasto e quero registá-lo / ser reembolsado? | Despesa |
| Preciso que a cooperativa emita uma factura/recibo a alguém? | Pedido de Factura |